Kaip konvertuoti SharePoint dokumentus į PDF formatą

„Microsoft SharePoint“ suteikia projektų komandoms galimybę bendrinti ir redaguoti dokumentus. Konvertavus Word, PowerPoint ar Excel failus į PDF, administratoriai gali lengvai dalintis, archyvuoti ir kontroliuoti prieigą. PDF išsaugo tekstą, šriftus, grafikus ir nuorodas. Šiame vadove pateikiami žingsniai, kaip naudoti Adobe Acrobat konvertavimui tiesiai iš SharePoint aplanko.

Paruošimas

Prieš pradedant, apsibrėžkite konvertavimo strategiją ir įsitikinkite, kad visi vartotojai supranta, kaip tvarkyti leidimus. Netinkamai valdomi leidimai gali leisti neteisėtai keisti dokumentus.

Žingsniai

1. Pasirinkite konvertavimo būdą

Nustatykite, ar norite konvertuoti atskirus failus, ar visą aplanką į PDF. Įsitikinkite, kad turite reikiamus leidimus tiek šaltinio, tiek PDF failams.

2. Perjunkite į „Explorer view“

SharePoint aplanke paspauskite Visi dokumentai ir pasirinkite Explorer view, kad galėtumėte dirbti su failais kaip su vietiniu katalogu.

3. Pasirinkite failą

Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite norimo konvertuoti failo pavadinimą.

4. Konvertuokite į PDF

Iš kontekstinio meniu pasirinkite Convert to Adobe PDF. Failas bus automatiškai konvertuotas ir išsaugotas PDF formatu.

5. Nustatykite prieigos teises šaltinio failui

Naudodami funkciją Manage Permissions patikrinkite, kad tik įgalioti vartotojai galėtų matyti originalų dokumentą.

6. Nustatykite prieigos teises PDF failui

Taip pat naudokite Manage Permissions, kad suteiktumėte prieigą prie PDF versijos. Nereikia kurti atskirų SharePoint aplankų – vienas aplankas pakanka visų formatų saugojimui.

Komandos nariai gali peržiūrėti PDF, komentuoti ir grąžinti atsiliepimus be prieigos prie originalaus šaltinio.

Reikalinga įranga

• Microsoft Office 2007 arba naujesnė
• Adobe Acrobat (pilna versija)