Kaip rašyti veiksmingą skundo el. laišką

Jei turite problemų su asmeniu ar įmone, skundo el. laiškas gali padėti jas išspręsti. Tokiu laišku galite išreikšti nepasitenkinimą viešu klausimu, kurio patys neįmanoma išspręsti, ir nukreipti skundą tiesiai atsakingiems sprendimo priėmėjams. Norint, kad skundas būtų perskaitytas ir rimtai vertinamas, svarbu mokėti parašyti veiksmingą skundo el. laišką.

Raskite tinkamą adresatą

Pasirinkite asmenį ar skyrių, atsakingą už jūsų skundą. Pavyzdžiui, įmonės atveju patikrinkite jų svetainę arba paskambinkite, kad sužinotumėte el. pašto adresą, skirtą klientų skundams. Jei laiškas bus išsiųstas netinkamam adresatui, jis gali būti nepastebėtas.

Sužinokite reikalavimus ir formą

Kai kurios didelės organizacijos reikalauja užpildyti specialų skundo formą arba pateikti konkrečius dokumentus. Šią informaciją rasite įmonės svetainėje arba paskambinus nurodytu numeriu. Laikantis įmonės procedūrų, jūsų skundas bus lengviau peržiūrimas ir išspręstas.

Aiškiai nurodykite skundo tikslą

Pirmajame laiško sakinyje (arba dviejuose) trumpai apibūdinkite, dėl ko rašote. Jei ilgai atitolinsite pagrindinę mintį, skaitytojas gali praleisti svarbią informaciją arba manyti, kad laiškas nėra svarbus.

Pateikite argumentus ir įrodymus

Būkite konkretūs. Pavyzdžiui, jei nesate patenkinti įmonės produktu, nurodykite, kas buvo neteisinga. Prisegkite nuotraukas, kvitus, garantijos kopijas ir kitą svarbią medžiagą. Laiške paminėkite, kad papildoma informacija yra prisegta.

Nurodykite norimą sprendimą

Aiškiai pasakykite, ko tikitės – pvz., grąžinti pinigus, pakeisti prekę ar gauti kompensaciją. Konkretus prašymas padeda greičiau rasti tinkamą sprendimą.

Prašykite atsakymo

Baigiamajame laiško skyriuje įrašykite savo vardą, pavardę, adresą ir telefono numerį, kad gavėjas galėtų su jumis susisiekti. Nurodykite, kad laukiate atsakymo per tam tikrą laiką – tai parodo, jog skundas jums svarbus.

Peržiūrėkite ir pataisykite laišką

Prieš siųsdami patikrinkite, ar laiškas yra glaustas, tikslus ir be rašybos ar gramatikos klaidų. Klaidos daro įspūdį neprofesionalumo, o tvarkingas, be klaidų laiškas didina galimybę, kad skundas bus rimtai svarstomas.

Patarimai

• Būkite mandagūs. Nepagarba sukelia gynimosi reakciją ir sumažina norą padėti.
• Rašykite glaustai. Skundų gavėjai yra užimti – perteklinis tekstas atbaido dėmesį.
• Žinokite tolimesnius žingsnius. Jei skundas nebus išspręstas, kreipkitės į aukštesnį vadovą arba pasikonsultuokite su teisininku.