Kaip archyvuoti PDF failus

Elektroniniai įrašai greitai keičia formatus, o daugelis failų atveriami tik tam tikrų programų. Nors PDF formatą sukūrė Adobe, jo specifikacijos yra atviros, todėl archyvavimo specialistai renkasi PDF/A – specialiai archyvavimui sukurtą PDF variantą.

Žingsnis 1 – PDF ir PDF/A skirtumas

Pagal ISO standartą, PDF/A yra PDF pagrindu sukurtas formatas, skirtas užtikrinti, kad dokumentas išliktų vizualiai identiškas per ilgą laiką, nepriklausomai nuo naudojamų įrankių ar sistemų. Tai nuolatinis PDF, kuriame visa informacija įterpta į patį failą.

Žingsnis 2 – Atidarykite dokumentą

Atidarykite norimą archyvuoti PDF naudodami Adobe Acrobat 8.0 ar naujesnę versiją, arba bet kurį kitą PDF redaktorių, kuris palaiko PDF/A konvertavimą. Pilną programų sąrašą rasite mūsų šaltiniuose.

Žingsnis 3 – Patikrinkite turinį

PDF turi būti „100 % savarankiškas“: visi šriftai, paveikslai, grafika ir spalvos turi būti įterpti į failą. Adobe Distiller programoje eikite į Settings → Edit PDF Settings ir įjunkite šriftų, vaizdų bei spalvų įterpimą. Garso ir video elementų PDF/A negalima.

Žingsnis 4 – Pridėkite metaduomenis

Įrašykite raktinius žodžius, PDF versiją ir programos, kuri sukūrė dokumentą, pavadinimą, kad failas būtų lengvai paieškos sistemomis. Adobe Acrobat programoje spustelėkite Advanced → Document Metadata ir įveskite reikiamą informaciją.

Žingsnis 5 – Išsaugokite archyve

Įrašykite PDF/A failą į patikimą archyvą: išorinį serverį, kietąjį diską arba aukštos kokybės DVD. Pasirinkimas priklauso nuo jūsų saugumo reikalavimų.

Įspėjimas

• PDF/A failai dažnai yra didesni nei įprasti PDF, nes juose įterpiama visa informacija.

Reikalinga įranga ir programinė įranga

• Kompiuteris
• Interneto prieiga
• PDF dokumentas
• PDF redagavimo programa (pvz., Adobe Acrobat)