Kaip archyvuoti PDF rinkmenas

Kadangi elektroninių įrašų formatai taip greitai keičiasi ir failų formatus galima atidaryti tik tam tikromis programomis, archyvuojant elektroninius dokumentus, nenorėjo pasikliauti patentuotomis programomis. Nors „Adobe“ išrado PDF formatą, PDF dokumento skaitymo ir redagavimo specifikacijos yra prieinamos trečiųjų šalių kūrėjams, o naudotojai neturi pasitikėti „Adobe“, kad atidarytų dokumentus. Dėl šios priežasties archyvininkai pradeda pasikliauti PDF /A failo formatu, kad archyvuotų elektroninius įrašus.

1 žingsnis
Suprasti skirtumą tarp įprastinio PDF ir PDF /A. Pasak Tarptautinės standartizacijos organizacijos, PDF /A yra PDF formatu pagrįstas failų formatas, kuris „suteikia elektroninių dokumentų pateikimo mechanizmą taip, kad laikui bėgant būtų išsaugotas jų vizualinis išvaizda, nepriklausomai nuo įrankių ir sistemų, naudojamų kurti, saugoti arba pateikiant failus. " PDF /A failas yra nuolatinis PDF failas, kuris yra suformatuotas taip, kad jį galima gauti ta pačia forma per ilgą laiką.

2 žingsnis
Atidarykite PDF dokumentą, kurį norite archyvuoti Adobe Acrobat 8.0 arba naujesnė versija arba trečiosios šalies šaltinio redaktorius. Visą PDF kūrimo programinės įrangos sąrašą žr. Ištekliai 1.

3 žingsnis
Peržiūrėkite, kokie elementai yra PDF rinkmenoje. Kad PDF būtų suderinamas su PDF /A formatu, jis turi būti 100 procentų, todėl nereikia jokių išorinių elementų norint peržiūrėti dokumentą. Šriftai, vaizdai, grafika ir spalva turi būti įterpti į dokumentą. „Adobe Distiller“ meniu meniu juostoje spustelėkite „Nustatymai“ ir pasirinkite „Edit PDF Settings“. Čia galėsite įdėti šriftų atvaizdus ir spalvą. Vaizdo ir garso elementai negali būti įtraukti į PDF /A.

4 veiksmas
Įrašykite metaduomenis į dokumentą, kad jis būtų ieškomas. PDF metaduomenyse yra raktinių žodžių, naudojamos PDF versijos ir PDF dokumentą sukūrusios programos pavadinimas. Norėdami įvesti metaduomenis „Adobe Acrobat“, viršutinėje įrankių juostoje spustelėkite „Advanced“. Iš išskleidžiamojo meniu spustelėkite Dokumento metaduomenys.
Išsaugokite dokumentą į archyvą. Archyvas gali būti saugus išorinis serveris, kietasis diskas arba auksinis DVD. Žiniasklaida, kurią nuspręsite saugoti savo archyvo PDF formatu, priklausys nuo to, kas yra saugiausia jūsų biure ar namų ūkyje.

Įspėjimas