„QuickBooks“ įmonės failų archyvavimas ir valymas

Ilgą laiką kaupiant daug operacijų, „QuickBooks“ įmonės failas tampa vis didesnis, o tai gali ženkliai sulėtinti programos veikimą. Sprendimas – archyvuoti ankstesnių metų duomenis. Senesnėse versijose šis procesas vadinamas „archyvavimu“, o naujesnėse – „įmonės duomenų valymu“. Tai suspaudžia ankstesnių metų failus, pašalindama uždarytų operacijų detales ir palikdama tik sumas.

Sukurkite ir išsaugokite atsarginę kopiją

1 žingsnis

Įdėkite atmintinę arba CD-ROM į kompiuterį.

2 žingsnis

Pasirinkite meniu „Failas“ → „Išsaugoti kopiją arba atsarginę kopiją“. Nurodykite, kur norite ją saugoti – atmintinėje arba CD-ROM.

Įveskite failo pavadinimą, pavyzdžiui, Archived, ir spustelėkite „OK“. Kopija bus įrašyta į pasirinktą laikmeną.

Archyvuokite failą

1 žingsnis

Pasirinkite meniu „Failas“ → „Įrankiai“ → „Valyti įmonės duomenis“.

2 žingsnis

Pasirinkite „Pašalinti operacijas iki konkrečios datos“. Nurodykite uždarymo datą – visos operacijos iki šios datos bus suspaustos ir detaliai pašalintos.

3 žingsnis

Spustelėkite „Kitas“ ir pasirinkite papildomus filtrus: pašalinti neapmokėtus banko ir kreditinių kortelių įrašus, atspausdinimui pažymėtas operacijas, išsiųstiems siūlymus ir sąskaitas, bei nepaskaičiuotas išlaidas. Paspauskite „Kitas“.

4 žingsnis

Kitame lange pasirinkite ištrinti elementus, kurie neturi susijusių operacijų – tai gali būti sąskaitos, klientai, tiekėjai, kiti vardai, prekių elementai ir „To Do“ užduotys.

Paspauskite „Pradėti valymą“. Išvalytą failą išsaugokite darbalaukyje arba išoriniame kietajame diske, kad galėtumėte toliau dirbti su „QuickBooks“.

Patariama

• Dažniausiai buhalteriai archyvuoja duomenis po fiskalinio metų pabaigos. Jei turite daug nebaigtų operacijų, apsvarstykite galimybę archyvuoti duomenis nuo dviejų metų atgal.

Įspėjimas

• Laikykite atsarginę kopiją saugioje vietoje, kad galėtumėte grįžti prie konkrečios operacijos, jei reikės jos detalių.