„QuickBooks“ kompanijos failų archyvavimas

Kai „QuickBooks“ įmonės failas per ilgą laiką turėjo daug sandorių, „QuickBooks“ programinės įrangos užimama erdvė didėja. Tai gali sukelti itin didelį „QuickBooks“ veikimo sulėtėjimą. Sprendimas yra archyvuoti ankstesnius įmonės failų metus. Senesnėse „QuickBooks“ versijose šis procesas buvo vadinamas „archyvavimu“; naujesnėse versijose jis vadinamas „valyti įmonės duomenis“. Šis procesas kondensuoja ankstesnių metų įmonės failus, pašalindamas kiekvieno uždarojo sandorio informaciją, paliekant tik bendras sumas.

Kurkite ir išsaugokite atsarginę kopiją

1 veiksmas
Įterpti blykstę diskas arba kompaktinis diskas į kompiuterį.

2 žingsnis
Spustelėkite mygtuką „Failas“ viršutiniame meniu juostoje, tada pasirinkite „Išsaugoti kopiją ar atsarginę kopiją“. Bus paklausta, kur norite išsaugoti šią atsarginę kopiją; pasirinkite „flash“ diską arba kompaktinį diską.
Spustelėkite laukelį „Failo pavadinimas“ ir prieš plėtinį įveskite „Archived“. Spustelėkite „Gerai“, o failas bus įrašytas į „flash“ diską arba kompaktinį diską.

Archyvuokite failą

1 žingsnis
Spustelėkite „Failas“ viršutiniame meniu juostoje ir pasirinkite parinktį „Komunalinės paslaugos“. Kai atsidarys kitas langas, spustelėkite „Išvalyti įmonės duomenis“.

2 žingsnis
Pasirinkite „Pašalinti operacijas kaip konkrečią datą“. Jūsų pasirinkta data bus galutinė data; visi sandoriai iki tos datos bus sutrumpinti ir išsami informacija apie šiuos sandorius bus pašalinta.

3 žingsnis
Spustelėkite „Kitas“, kad atidarytumėte kitą langą, kuriame pasirinksite papildomus kriterijus, skirtus pašalinti operacijas. Yra keturi variantai: pašalinti neatsakytus banko ir kredito kortelių sandorius; pašalinti ištrintus sandorius; pašalinti pažymėtas ir išsiųstas sąskaitas; pašalinti sandorius, kuriuose yra neapmokėtų ar nepanaudotų išlaidų. Spustelėkite „Toliau“.

4 žingsnis
Pasirinkite, jei norite ištrinti elementus, kurie nėra atidaryti kitame atidarytame lange. Šie elementai apima sąskaitas, klientus, pardavėjus, kitus pavadinimus, sąskaitų elementus ir „To Do“ pastabas.
Spustelėkite „Pradėti valymą“. Išsaugokite išvalytą failą į darbalaukį ar išorinį kietąjį diską, kad galėtumėte dirbti „QuickBooks“.

Patarimas
Apskaitininkai paprastai archyvuoja „QuickBooks“ duomenis po fiskalinių metų pabaigos. Jei turite daug sandorių, kurie nebuvo uždaryti, galbūt norėsite apsvarstyti sandorių archyvavimą prieš dvejus metus.

Įspėjimas