Kaip sukurti asmeninius masinius el. laiškus naudojant Outlook

Apžvalga

Microsoft Outlook – populiarus „Microsoft Office“ paketo el. pašto klientas – siūlo daugybę įrankių, kurie padeda greičiau kurti ir siųsti laiškus. Vienas efektyviausių metodų – masiniai el. laiškų siuntimai (angl. email blasts). Tai leidžia išsiųsti panašų ar identišką laišką dideliam gavėjų ratui, bet su asmeniniu prisilietimu, kad laiškas nebūtų laikomas šlamštu.

Kas yra masinis el. laiškas?

Masinis el. laiškas – tai vienas laiškas, siunčiamas keliems (dažnai šimtams) gavėjų. Tai gali būti darbo informacija, pvz., kvietimas į mokymus, ar asmeninis kvietimas į šventę. Skirtumas tarp paprasto masinio laiško ir personalizuoto – paskutinio atveju įtraukiama bent viena informacija, tiesiogiai susijusi su gavėju, pvz., vardas vietoje bendro „Gerbiamas(-a)“.

Kaip sukurti masinį laišką Outlook ir Word pagalba

1. Atidarykite Outlook ir kairiajame apatinėje ekrano dalyje spustelėkite Kontaktai.
2. Laikydami Ctrl klavišą, pasirinkite visus kontaktus, kuriuos norite įtraukti.
3. Įrankių juostoje viršuje spustelėkite Mail Merge (Laiškų susijungimas).
4. Pasirinkite Only selected contacts (Tik pasirinkti kontaktai).
5. Į Document type meniu įsitikinkite, kad pasirinkta Form Letters (Formos laiškai).
6. Merge to lange pasirinkite E‑mail.
7. Įveskite laiško temą, pvz., „Kviečiame į šventinį vakarėlį!“ ir spustelėkite OK – atsidarys Microsoft Word su aktyvia Mailings kortele.
8. Pasirinkite Greeting Line, pritaikykite sveikinimą (pvz., „Sveiki, {First_Name}“).
9. Įterpkite pagrindinę laiško dalį, naudodami paprastą tekstą arba laukelius.
10. Paspauskite Finish & Merge → Send E‑mail Messages.
11. Patikrinkite Outlook Outbox arba Sent Items aplankus, kad įsitikintumėte, jog laiškas išsiųstas.

Papildomi patobulinimai

Naudodami Word, galite laišką padaryti patrauklesnį: įterpkite nuotraukų, logotipų ar diagramų per Insert → Clip Art. Pridėkite elektroninį parašą arba sukurtą sveikinimo tekstą šventei. Formatuokite tekstą – keiskite šrifto, spalvas, foną per Home skirtuką. Atkreipkite dėmesį, kad kai kurie formatavimo elementai gali nepasiekti gavėjų, naudojančių ne‑Outlook klientus.

Į ką atkreipti dėmesį

Daugelis antivirusų ir anti‑spamų programų automatiškai nukreipia masinius laiškus į šlamšto ar brukalo aplankus, nes jie įtaria, jog tai siunčia spameriai. Net jei jūsų laiškas yra personalizuotas ir turtingas turiniu, jis gali nepatekti į gavėjo dėmesį. Todėl prieš siųsdami patikrinkite, ar laiškas nebuvo pažymėtas kaip brukalas.