Dokumentų valdymo sistemos privalumai ir trūkumai

Dokumentų valdymo sistemos yra elektroninės sistemos, skirtos dokumentams tvarkyti, saugoti, platinti ir archyvuoti. Šios sistemos yra įprastos įmonėse ir švietimo sistemose ir veikia kaip skaitmeninės informacijos kaupimo spintos. Dokumentų valdymo sistemos taip pat žinomos kaip „turinio valdymo sistemos“, nes jos gali saugoti garso, vaizdo ir kitus laikmenų tipus be dokumentų.

Fizinė erdvė

Dokumentas valdymo sistemos dažnai saugo informaciją apie serverius ar kitas galingas kompiuterines sistemas. Šios elektroninės atminties vietos dažnai užima mažiau vietos nei jų fizinis atitikmuo.

Skaitmeninis archyvavimas

Dokumentų valdymo sistemos leidžia saugoti dokumentus ir ankstesnes versijas . Tai gali padėti stebėti pataisas per laiką ir suteikia papildomos naudos, jei galėsite grįžti prie senesnių dokumentų. Tačiau, jei ši informacija nėra tinkamai organizuota ir saugoma, gali būti per daug dokumentų ir versijų, todėl vartotojams kyla problemų dėl informacijos perkrovimo.

Centralizuota vieta

Dokumentų valdymo sistemos yra centralizuota saugojimo vieta, kurioje daugelis vartotojų gali pasiekti naujausią ir naujausią dokumentą iš vienos centrinės vietos. Ši lengva prieiga prie dokumentų palaiko daugelio vartotojų bendradarbiavimą. Centralizuota dokumentų vieta taip pat skatina lengvai platinti dokumentus vartotojams. Tačiau elektroninis skaitmeninių dokumentų saugojimas vienoje vietoje gali kelti papildomą saugumo riziką, nebent bus pridėta papildomų saugumo priemonių, kad būtų apsaugota elektroninė sistema.

Papildomi įrankių įrankiai

dokumentų saugojimas ir tvarkymas elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje leidžia įrankių įrankiams suteikti papildomų funkcijų, kurios jų fizinėje dalyje nėra. Ieškant elektroninių dokumentų lengviau nei ieškoti kiekvieno dokumento ranka. Tačiau daugelis šių priemonių gali būti nereikalingos ir gali turėti didesnę kainą nei įmonės vertė
URL:https://lt.whycomputer.com/media/100418140.html