Kaip efektyviai tvarkyti „Word“ dokumentus

Microsoft Word naudojamas kurti dokumentus darbui, mokyklai ir asmeniniams projektams. Kai jūsų dokumentų skaičius auga, dažnai sunku išlaikyti tvarką ir greitai rasti failus, kurie buvo išsaugoti prieš kelias savaites, mėnesius ar net metus. Skirkite laiko struktūruoti failus – tai padės sutaupyti laiką ateityje. Galite suskirstyti susijusius dokumentus į atskirus aplankus, o aplankus – į subkategorijas, kad viskas būtų lengvai pasiekiama.

Žingsniai

1 žingsnis – Patikrinkite, kur saugomi Word failai

Eikite į „Microsoft Word“, atidarykite meniu Įrankiai → Nuostatos ir pasirinkite skirtuką Failų vietos. Skiltyje Failų tipai rasite Documents – tai vieta, kurioje Word dokumentai yra numatytai saugomi.

2 žingsnis – Keiskite saugojimo vietą (jei reikia)

Pasirinkite Documents ir spustelėkite Keisti. Nurodykite norimą aplanką, tada spustelėkite Gerai. Nauja vieta bus naudojama visiems ateities dokumentams.

3 žingsnis – Atidarykite aplanką „Mano dokumentai“

Minimizuokite Word ir spustelėkite Start → Mano dokumentai. Tai yra numatytasis vietinis aplankas, kuriame saugomi jūsų dokumentai.

4 žingsnis – Naršykite iki esamos Word dokumentų vietos

Naudodamiesi adresų juosta arba tiesiog spustelėkite reikiamą diską, raskite katalogą, kuriame dabar saugomi jūsų Word failai, ir atidarykite jį.

5 žingsnis – Sukurkite naują aplanką

„Mano dokumentai“ lange spustelėkite Failas → Naujas → Aplankas (arba dešiniuoju pelės mygtuku → New → Folder). Įveskite norimą aplanko pavadinimą, pvz., Projektas A, ir paspauskite Enter.

6 žingsnis – Perkelkite dokumentus į naują aplanką

Pažymėkite norimus failus (laikydami Ctrl pasirinkite kelis atskirus arba Shift – nuoseklius) ir vilkite juos į sukurtą aplanką. Failai bus perkeliami arba kopijuojami, priklausomai nuo jūsų pasirinkimo.

7 žingsnis – Pridėkite papildomų subaplankų

Jei reikia dar smulkesnės struktūros, du kartus spustelėkite sukurtą aplanką ir pakartokite 5‑ąjį žingsnį, kad sukurtumėte dar vieną aplanką, pvz., Ataskaitos ar Šablonai.

8 žingsnis – Ištrinkite nebenaudojamus dokumentus

Pasirinkite nereikalingus failus ir paspauskite Delete. Patvirtinkite ištrynimą, jei rodomas dialogas.

9 žingsnis – Pervardinkite failus ir aplankus

Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite failą arba aplanką, pasirinkite Pervardinti. Įveskite naują pavadinimą, bet nepamirškite palikti originalios failo plėtinio (pvz., .docx). Paspauskite Enter.

Organizuoti dokumentus taip pat padės naudoti Windows Explorer paieškos filtrus, žymas arba greituosius prieigos šaukimus. Sistemingas požiūris leidžia greitai rasti reikiamą failą ir sutaupyti laiko.