Kaip sukurti apskaitos žurnalą naudojant Microsoft Excel

Įvadas

Apskaitos žurnalas – tai skaičialapio lentelė, kurioje įrašomi visi sandoriai chronologine tvarka. Kiekvienas įrašas turi datą, sąskaitą ir debeto arba kredito sumą. Papildomai gali būti nurodyti nuorodos numeriai (pvz., sąskaitos faktūros arba čekio numeriai) ir pastabos.

Žurnalo kūrimas Excel programoje

1. Sukurkite naują darbaknygę

Atidarykite „Excel“, spauskite Failas → Išsaugoti kaip, įveskite failo pavadinimą (pvz., Skolos registras) ir paspauskite Išsaugoti.

2. Nustatykite puslapio išdėstymą

Pasirinkite Failas → Puslapio nustatymai. Skirtuke Puslapis Padėtis pasirinkite Gulsčias ir spauskite Gerai.

3. Įjunkite tinklelio linijas spausdinimui

„Failas → Puslapio nustatymai → Lapas“ → Spausdinti pažymėkite Tinklelio linijos ir patvirtinkite.

4. Kartokite antraštes visose puslapių viršutinėse eilutėse

„Failas → Puslapio nustatymai → Lapas“ → Pasikartojančios antraštės įveskite $1:$1 laukelyje „Eilutės, kurios kartojamos viršuje“.

5. Nustatykite stulpelių plotį

Pasirinkite stulpelio antraštę, spauskite Formatas → Stulpelis → Plotis ir įveskite:

• Stulpelis A – 10
• Stulpeliai B–D – 20
• Stulpelis F – 30
• Stulpelis G – 15

6. Pavadinkite stulpelius

Pirmajame eilutėje įrašykite: A – Data, B – Sąskaita, C – Debetas, D – Kreditas, E – Pastaba, F – Nuoroda. Pažymėkite eilutę ir paspauskite Ctrl + B – tai padarys antraštes pusjuodžias.

7. Formatuokite stulpelį „Data“

Pasirinkite stulpelį A, spauskite Formatas → Langelio formatas, skirtuke Skaičius pasirinkite Data ir norimą datos formatą, pvz., *3/14/2001.

8. Lygiuokite stulpelį „Sąskaita“

Stulpelis B – pasirinkite Formatas → Langeliai → Lygiavimas ir nustatykite Horizontalus lygiavimas – Kairė (Įtraukas).

9. Formatuokite stulpelius „Debetas“ ir „Kreditas“

Stulpeliai C ir D – Formatas → Langelio formatas → Kategorija „Apskaitos“.

10. Įveskite formulę „Nuoroda“ stulpelyje

Langelį B2 įrašykite formulę: =IF(C2>0,G2,REPT(" ",5)&G2) ir ją nukopijuokite žemyn visoje lentelėje.

11. Apskaičiuokite tarpines sumas ir bendrą rezultatą

Paskutinės eilutės apačioje įveskite:

• Stulpelyje A – tekstas „Tarpinės sumos“;
• Stulpelyje C – formulę =SUM(C2:C36) (priklausomai nuo paskutinės eilutės);
• Stulpelyje D – formulę =SUM(D2:D36);
• Stulpelyje F – tekstas „Iš viso“;
• Stulpelyje G – formulę =C37-D37 (kur C37 ir D37 yra paskutinės sumų eilutės).

12. Nustatykite spausdinimo sritį

„Failas → Puslapio nustatymai → Lapas“ → Spausdinimo sritis įveskite A:F.

13. Įrašų įvedimas

Įvedant naujus sandorius, duomenis įveskite į laisvą eilutę. Stulpelį B (nuorodos) neužpildykite – tiesiog nukopijuokite formulę iš viršaus esančio langelio, kad būtų išlaikytas tinkamas įtraukos formatas.

Patarimai

Stulpelių plotis gali reikėti koreguoti priklausomai nuo įvedamų duomenų ilgumo.