Kaip naudotis ADP su QuickBooks

Intuit, kompanija, kuriai priklauso populiarus apskaitos programinės įrangos QuickBooks, siūlo puikų atlyginimų (Payroll) sprendimą. Vis dėlto kai kurios įmonės renkasi trečiosios šalies paslaugų teikėją – ADP – dėl įvairių priežasčių. Naudojant ADP, atlyginimų duomenys turi būti įvedami du kartus: vieną kartą ADP sistemoje ir dar kartą QuickBooks programoje. Kai kurie ADP tiekėjai teigia, kad galima tiesiogiai atsisiųsti duomenis į QuickBooks, tačiau toks metodas gali sukelti rimtų problemų.

Žingsnis 1 – Atidarykite QuickBooks ir pradėkite paiešką

Pasirinkite meniu juostoje mygtuką „Help“ (Pagalba) ir spustelėkite „Search“ (Paieška).

Žingsnis 2 – Raskite rankinį atlyginimų įvedimą

Paieškos laukelyje įveskite frazę „Enter payroll manually“ ir patvirtinkite „OK“. Penktas arba šeštas rezultatas bus „Calculate Payroll Taxes Manually (without a subscription to QuickBooks payroll)“. Pasirinkite šią parinktį, raskite sakinį „Set your company file to use the manual payroll calculations setting“ ir spustelėkite jį.

Žingsnis 3 – Gaukite ADP ataskaitą

Pasirūpinkite, kad kiekvieno atlyginimų periodo metu gautumėte išsamų ADP atlyginimų ataskaitą. Įsitikinkite, jog ataskaita turi visą informaciją – ne tik bendrą federalinių mokesčių sumą, bet ir detales, kiek kiekvienam darbuotojui buvo išmokėta ir kiek buvo sulaikyta. Jei ADP standartinė ataskaita neteikia šių duomenų, pateikite specialų užklausą.

Žingsnis 4 – Įveskite darbuotojų duomenis į QuickBooks

Įveskite kiekvieno darbuotojo bruto ir neto atlyginimo sumas. Kai baigsite rankinį įvedimą, meniu „Home“ atsiras mygtukas „Pay Employees“. Spustelėkite jį, patikrinkite visus mokamus darbuotojus ir atsidarys langas „Open Paycheck Detail“, kuriame galėsite įvesti ADP ataskaitos santrauką.

Žingsnis 5 – Perkelkite duomenis iš ADP ataskaitos

Įvesties lange nukopijuokite pajamas, valandų skaičių ir valandinį tarifą į viršutinį stulpelį. Į „Company Summary“ (įrašo kairiojo apatines skilties) įveskite įmonės įnašus į Social Security, Medicare ir Federalų nedarbą. Darbuotojo įnašus į federalinius mokesčius, Social Security ir Medicare įveskite į „Employee Summary“ stulpelius.

Žingsnis 6 – Pridėkite papildomus atlyginimų elementus

Jei ADP ataskaitoje yra sveikatos draudimas, gyvybės draudimas ar atlyginimų išmokos išskaitomos, įveskite juos į „Other Payroll Items“ stulpelius centre. Naudokite „Payroll Item Wizard“, kad teisingai susietumėte sąskaitas su QuickBooks.

Jei naudojate projektų apskaitą, atlyginimus priskirkite konkrečiam klientui arba darbui, naudodami „Customer/Job“ stulpelį „Earnings“ skyriuje, esantį viršutiniame dešiniajame kampe po „Direct Deposit“ laukeliu.

Patariama

• Atsižvelgiant į laiką, kurį reikės praleisti duomenų dubliavimu, apsvarstykite galimybę pereiti prie Intuit atlyginimų paslaugų – tai sumažins įvedimo klaidų riziką.

Įspėjimas

• Kai kurie trečiųjų šalių atlyginimų sprendimai leidžia tiesiogiai atsisiųsti visą duomenų paketą į QuickBooks. Tai gali būti sudėtinga, nes ADP dažnai naudoja bendras mokesčių sumas, kurios nesutampa su QuickBooks atskirų darbuotojų mokėjimų sekimu.