Kaip įtraukti subužklausas į MS Access ataskaitą

Kas yra subužklausos ir kaip jas naudoti „Microsoft Access“ ataskaitose

Subužklausos – tai SQL (struktūruotos užklausos kalbos) sakiniai, kurie įterpiami į kitus SQL sakinius. Jos leidžia gauti duomenis ataskaitai iš lentelės, kuri skiriasi nuo pagrindinės užklausos lentelės. Pavyzdžiui, norint parodyti prekes, kurių savaitinė pardavimų kvota pasiekta, galima naudoti tokią užklausą:

SELECT [Product], [SalesQuota]
FROM [ProductsTable]
WHERE [SalesQuota] < ALL
   (SELECT [Sales]
    FROM [SalesAssociates]
    WHERE [SalesAssociates].[Product] = [ProductsTable].[Product]);

„Microsoft Access“ suteikia keletą būdų, kaip į ataskaitas įtraukti subužklausas, naudojant subataskaitų funkciją. Tai leidžia sukurti išsamesnes ataskaitas, kurių detalės papildo pagrindinius duomenis.

Žingsnis 1

Atidarykite „Access“ duomenų bazę, kurioje jau yra bent viena subužklausa ir lentelė.

Žingsnis 2

„All Tables“ skydelyje kairėje spustelėkite subužklausą, tada paspauskite įrankių juostos mygtuką Report. Bus sukurta nauja ataskaita, kurios pagrindinis duomenų šaltinis – ta subužklausa.

Žingsnis 3

Perkelkite lentelės piktogramą iš „All Tables“ skydelio į bet kurią ataskaitos vietą. Dabar ataskaita turi du duomenų šaltinius – subužklausą ir pasirinkta lentelę. Peržiūrėkite ataskaitą spustelėdami jos skirtuką dešiniu pelės mygtuku ir pasirinkdami Report View.

Žingsnis 4

Pasirinkite lentelę, kuria norite pagrįsti naują ataskaitą, ir spustelėkite Report Wizard (meniu Create).

Žingsnis 5

Wizard pirmame lange pažymėkite laukus, kuriuos norite matyti pagrindinėje ataskaitoje, ir spustelėkite Next.

Žingsnis 6

Pasirinkite lauką, pagal kurį norite grupuoti duomenis (pvz., studentų sąraše – GPA).

Žingsnis 7

Wizard Sort lange nurodykite, pagal kurį lauką ataskaita turi rūšiuoti įrašus, tada spustelėkite Next. Pasirinkite išdėstymą ir stilių (pvz., „Apex“, „Northwind“) ir vėl spustelėkite Next.

Žingsnis 8

Pasirinkite Modify the report’s design paskutiniame lange ir spustelėkite Finish. Ši ataskaita bus pagrindas, prie kurio pridėsime subužklausą.

Žingsnis 9

Perjunkite į Design režimą ir įsitikinkite, kad įrankių juostoje įjungta parinktis Use Control Wizards.

Žingsnis 10

Paspauskite Subform piktogramą valdymo skydelyje ir spustelėkite norimą vietą ataskaitoje (pvz., Report Header, Detail). Atsivers SubReport Wizard, kuriame nurodysite, kaip subužklausos duomenys bus integruoti.

Žingsnis 11

Pasirinkite Use existing Tables and Queries, tada iš sąrašo Tables/Queries pasirinkite anksčiau sukurtą subužklausą. Pažymėkite norimus laukus ir spustelėkite Finish. Galiausiai atidarykite ataskaitą Report View režimu, kad pamatytumėte subužklausą integruotą į ataskaitą.

Šiame vadove parodyta, kaip pasitelkti subataskaitas, kad „Access“ ataskaitos taptų dar informatyvesnės ir patogesnės analizei.