Geriausias būdas naudoti MS Office kuriant ir palaikant duomenų bazių adresų sąrašą

Pašto adresų sąrašas yra asmeninių ar verslo kontaktų duomenų bazė. Surinkite verslo informaciją iš klientų kiekvieną kartą, kai jie kreipiasi į jūsų įmonę, ypač į jūsų svetainę. Norėdami išlaikyti klientų ir asmeninę informaciją, naudokite „Microsoft Office Outlook“ kontaktų, „Excel“ ir „Word“ derinį. MS Contacts yra duomenų bazės programa, skirta informacijai rinkti ir saugoti. Eksportuokite pavadinimų ir adresų sąrašą į „Excel“ ir naudokite „Word“ formatuokite ir spausdinkite etiketes.

Sukurkite duomenų bazę

1 veiksmas
Atidarykite „Microsoft Outlook“ kontaktus. Spustelėkite „Naujas“ ir įveskite laukelius savo kontaktinę informaciją. Įtraukite pavadinimus ir adresus, telefono numerius ir bet kokią kitą svarbią informaciją.

2 žingsnis
Pridėti kontaktų „Kategorijos“, kad pridėtumėte kitą sluoksnį, kad galėtumėte tvarkyti kontaktus. Spustelėkite mygtuką „Kategorijos“, esančios apatiniame dešiniajame ekrano kampe, ir pasirinkite numatytąją kategoriją. Jei norite pridėti naują kategoriją, spustelėkite mygtuką „Pagrindinės kategorijos sąrašas“, spustelėkite baltą langelį, įveskite naują kategorijos pavadinimą ir spustelėkite mygtuką „Pridėti“. Kai baigsite, spustelėkite „Išsaugoti ir uždaryti“. Atnaujinkite kontaktų informaciją, kai gaunate naują informaciją.

3 žingsnis
Eksportuokite kontaktus į „Excel“ skaičiuoklę. Atidarykite „Outlook“ ir spustelėkite „Failas“, „Importuoti ir eksportuoti“, „Eksportuoti į failą“, „Microsoft Excel“ ir „Toliau“. Tada spustelėkite „Kontaktai“ ir nurodykite šį failą pavadinimu ir vieta.

4 žingsnis
Spustelėkite „Žemėlapio pasirinktinius laukus“, kad pašalintumėte papildomus laukus. Dešinėje lango apačioje spustelėkite „Išvalyti žemėlapį“. Spustelėkite kairiojoje lango pusėje esantį pliuso ženklą ir pasirinkite kiekvieną lauką vietoj bloko, kad pridėtumėte daugiau rūšiavimo parinkčių. Be to, naudojant visą grupę, „Microsoft Outlook“ prideda papildomų laukų. Pavyzdžiui, adresų blokas apima šalį. Spustelėkite „Gerai“ ir „Baigta“.
Atidarykite „Excel“ failą ir pridėkite vardų, pavardės, gatvės, miesto, valstybės ir pašto kodų stulpelių antraštes.

Kurkite pašto etiketes

1 žingsnis
Atidarykite „Microsoft Word“, spustelėkite „Įrankių“ meniu ir tada „Laiškai ir pašto adresai“. Spustelėkite „Pašto derinimo vedlys“ ir pasirinkite „Etiketė“.

2 žingsnis
Spustelėkite „Keisti dokumento išdėstymą“. Atsidaro dialogo langas „Etiketės parinktys“. Pasirinkite etiketę iš produktų numerių sąrašo ir spustelėkite „Gerai“.

3 žingsnis
Pasirinkite gavėjus spustelėję „Naudoti esamą sąrašą“ ir „Naršyti“. Pasirinkite „Excel“ failą ir spustelėkite „Atidaryti“. Pašalinkite visus langelius prieš paskutinio vardo stulpelį, kad juos pašalintumėte iš spausdinimo sąrašo. Baigę spustelėkite „Gerai“.

4 žingsnis
Išdėstykite etiketes. Pasirinkite etiketę „Adreso blokas“ arba „Daugiau elementų“. Taip pat galite spustelėti „Derinti laukus“ ir pasirinkti iš galimų laukų sąrašo. Tada spustelėkite mygtuką „Gerai“.

5 žingsnis
Spustelėkite mygtuką „Atnaujinti visus etiketes“. Tai sukuria etiketes su informacija iš „Excel“ skaičiuoklės. Peržiūrėkite etiketes klaidoms ir atlikite visus būtinus pakeitimus.
Pridėti spausdintuvą etiketes. Spustelėkite „Sujungti į spausdintuvą“ ir spustelėkite „Gerai“.

Patarimai
Įdėjus atskirus laukus etiketėje, po miesto ir valstybės pridėkite tarpą.
Pridėti visas „Outlook“ etiketes padarytas pataisas.

Įspėjimas