Kaip efektyviai naudoti MS Office kuriant ir prižiūrint adresų duomenų bazę

El. pašto adresų sąrašo kūrimas su „MS Office“

El. pašto adresų sąrašas – tai asmeninių arba verslo kontaktų duomenų bazė. Surinkite informaciją apie klientus kiekvieną kartą, kai jie susisieja su jūsų įmone, ypač per svetainę. Naudokite Microsoft Outlook kontaktų, Excel ir Word derinį, kad tvarkytumėte klientų ir asmeninius duomenis. Outlook kontaktai veikia kaip duomenų bazė, skirta informacijos rinkimui ir saugojimui. Eksportuokite vardų ir adresų sąrašą į Excel, o Word naudokite etikečių formatavimui ir spausdinimui.

Duomenų bazės sukūrimas

1 žingsnis

Atidarykite Microsoft Outlook → "Contacts". Paspauskite "New" ir įveskite kontaktų duomenis: vardą, pavardę, adresą, telefoną ir kitą svarbią informaciją.

2 žingsnis

Priskirkite kontaktams "Kategorijas", kad galėtumėte juos lengviau rūšiuoti. Paspauskite "Categories" mygtuką apatiniame dešiniajame kampe, pasirinkite numatytąją kategoriją arba spustelėkite "Master Category List", įveskite naujos kategorijos pavadinimą ir spustelėkite "Add". Baigę – spauskite "Save and Close". Atnaujinkite kontaktų duomenis, kai gaunate naują informaciją.

3 žingsnis

Eksportuokite kontaktus į Excel lentelę: Outlook meniu "File" → "Import and Export" → "Export to a file" → "Microsoft Excel". Pasirinkite "Contacts", nurodykite failo pavadinimą ir vietą.

4 žingsnis

Paspauskite "Map Custom Fields", kad pašalintumėte nereikalingus laukus. Spustelėkite "Clear Map", tada kairėje pusėje pridėkite norimus laukus (pvz., Vardas, Pavardė, Gatvė, Miestas, Šalis). Patvirtinkite "OK" ir baigkite eksportavimą.

Atidarykite gautą Excel failą ir, jei reikia, pridėkite stulpelių antraštes: Vardas, Pavardė, Gatvė, Miestas, Šalis, Pašto kodas.

Etikečių kūrimas

1 žingsnis

Atidarykite Microsoft Word, meniu "Tools" → "Letters and Mailings", pasirinkite "Mail Merge Wizard" ir pasirinkite "Labels".

2 žingsnis

Paspauskite "Change Document Layout". Atsivers "Label Options" dialogas – pasirinkite norimą etikečių tipą pagal produkto numerį ir spauskite "OK".

3 žingsnis

Pasirinkite gavėjus: "Use an Existing List", spustelėkite "Browse" ir pasirinkite anksčiau sukurtą Excel failą. Pašalinkite žymimąją varnelę prie stulpelio "Pavardė", jei nenorite jos spausdinti. Patvirtinkite "OK".

4 žingsnis

Išdėliokite etiketės laukus – pasirinkite "Address Block" arba "More Items", kad įterptumėte reikiamus laukus. Galite naudoti "Match Fields", jei reikia susieti laukus. Patvirtinkite "OK".

5 žingsnis

Paspauskite "Update all Labels", kad sukurtumėte etiketės šabloną su Excel duomenimis. Peržiūrėkite etiketės išdėstymą, ištaisykite klaidas.

Galiausiai spausdinkite etiketes: spausdinimo lange pasirinkite "Merge to Printer" ir patvirtinkite "OK".

Patarimai

• Įterpiant atskirus laukus į etiketę, po miesto ir valstijos pridėkite tarpą.
• Visus etikečių taisymus įrašykite atgal į Outlook kontaktus.

Įspėjimas

• Pasirinkite tinkamą etikečių šabloną, atitinkantį fizines etiketes – netinkamas šablonas gali sukelti neteisingą spausdinimą.

Reikalingi įrankiai

• Kontaktų informacija
• Kategorijos (rūšiavimui)
• Etikečių šablonas
• Etiketės popierius