Kaip naudoti „Microsoft Outlook“ kaip CRM sistemą

„Microsoft Outlook“ su Business Contact Manager (BCM) leidžia efektyviai tvarkyti klientų duomenis, susisiekti, stebėti veiklą ir planuoti sekimo užduotis. Šiame gide pateikiami pagrindiniai žingsniai, kaip išnaudoti Outlook kaip patikimą CRM įrankį.

Žingsnis 1 – Paleiskite programą

Įjunkite kompiuterį ir atidarykite Microsoft Outlook su Business Contact Manager.

Žingsnis 2 – Kategorijų kūrimas ir priskyrimas

Organizuokite kontaktus į kategorijas. Duomenų bazėje duokite dvigubą paspaudimą ant kontakto, kad atidarytumėte jo kortelę. Iš pagrindinio lango išskleidžiamajame meniu pasirinkite norimą kategoriją. Jei norimos kategorijos nėra, įveskite naujos pavadinimą – pavyzdžiui, „Pardavimų potencialai“.

Žingsnis 3 – Užduočių ir susitikimų priskyrimas

Atidarykite kontakto kortelę, spustelėkite skirtuką Veiksmai ir pasirinkite „Nauja užduotis kontaktui“. Užduotis atsiras skyriuje Užduotys, kur galėsite nurodyti terminą, klientą ir pažangą. Jei norite registruoti sekimo veiklą kaip susitikimą, naudokite Kalendorius – susitikimai matomi kalendoriuje, užduotys – užduočių sąraše.

Žingsnis 4 – Pastabų ir veiklos įrašymas

Skirtuke Veikla įrašykite susitikimų, užduočių ir el. laiškų pastabas. Čia matysite visą kliento suinteresuotą veiklą vienoje vietoje.

Žingsnis 5 – Sekimo priminimų ir žymių nustatymas

Priskirkite sekimo datas ir naudokite skirtingų spalvų žymes, kad atskirtumėte veiklos tipą. Pavyzdžiui, geltona žyma – siunčiamas kontraktas, žalia – reikalingas skambutis. Spustelėkite dešiniu pelės mygtuku ant žymės ir pasirinkite spalvą. Pridėkite priminimą per „Pridėti priminimą“.

Žingsnis 6 – Archyvavimas ir tvarkymas

Sukurkite naują aplanką per meniu Failas → Naujas aplankas, suteikite pavadinimą ir nurodykite vietą. Perkelkite baigtus kontaktus ir užduotis į atitinkamus aplankus. Skirkite laiko kasdien tvarkyti CRM duomenis, kad el. laiškai, sekimo veikla ir kontaktų informacija visada būtų atnaujinta.

Reguliari duomenų tvarkymas leidžia išlaikyti klientų santykius sklandžius ir efektyviai valdyti pardavimų procesus.