Kaip naudotis Microsoft Access sąskaitų faktūrų išrašymui

Naudodami Microsoft Access duomenų bazę, galite patogiai sekti verslo operacijas – įrašyti darbo valandas, atlyginimus, klientų duomenis ir automatiškai generuoti sąskaitas. Vietoj rankinio individualių sąskaitų kūrimo, Access sukurs jas automatiškai, jas galėsite peržiūrėti, spausdinti arba siųsti el. paštu. Sukurtas ataskaitų rinkinys talpins visas sąskaitas, todėl nereikės ieškoti atskirų dokumentų.

1 žingsnis – Klientų lentelės sukūrimas

Sukurkite lentelę Klientai, kurioje saugosite visą klientų informaciją. Pasirinkite „Table Design“ (Lentelės kūrimas) skirtuke „Create“ (Kūrimas). Pridėkite laukus: Kliento vardas, kontaktinė informacija, unikalus ID ir pan.

2 žingsnis – Sąskaitų lentelės sukūrimas

Sukurkite lentelę Sąskaitos su duomenimis apie kiekvieną sandorį – vieta, kaina, reikalingi papildomi laukai. Norėdami susieti sandorį su klientu, pridėkite lauką Kliento vardas, pasirinkite duomenų tipą „Lookup Wizard“ ir susiekite jį su Klientai lentele.

3 žingsnis – Santykių nustatymas

„Lookup Wizard“ lange pasirinkite, kad būtų rodomi klientų vardai Kliento vardas lauke Sąskaitos lentelėje. Tai sukurs ryšį tarp lentelių Klientai ir Sąskaitos, sumažins duomenų pasikartojimą – klientų kontaktai saugomi tik vienoje vietoje.

4 žingsnis – Sąskaitų ataskaitos kūrimas

Spustelėkite „Report Wizard“ (Ataskaitų vedlys) skirtuke „Create“. Pasirinkite visus laukus iš Sąskaitos lentelės ir kliento duomenis iš Klientai lentelės, kad jie būtų rodomi ataskaitoje. Paskutinėje vedlio skiltyje pažymėkite „Modify the Report's Design“, kad galėtumėte koreguoti išdėstymą.

5 žingsnis – Ataskaitos tobulinimas

Pridėkite puslapio antraštę ir poraštę, įterpkite įmonės kontaktus, logotipą ir sąskaitų sąlygas. Padidinkite detalės sekcijos aukštį, kad kiekvienas sandoris būtų atskirame puslapyje. Įterpkite tarpines sumas ir bendrą sumą naudodami išraiškas, pvz., =[BillableHours]*[Wage].

Išsaugokite ataskaitą, suteikdami aiškų pavadinimą, ir peržiūrėkite ją „Print Preview“ (Spausdinimo peržiūra) režimu.

Patarimas

• Naudokite „Layout View“ (Išdėstymo peržiūrą), kad galėtumėte vienu metu tvarkyti teksto laukus ir matyti ataskaitos turinį.