Kaip importuoti „Excel“ skaičiuokles į „Access“ – žingsnis po žingsnio

Daugelis „Excel“ naudotojų pasinaudoja bazės funkcijomis tvarkydami duomenis. „Access“ – tai pilnavertė reliacinė duomenų bazė, suderinama su „Excel“, leidžianti patobulinti įvedimą, suteikti kelių vartotojų prieigą ir išplėstines ataskaitas. Importuojant „Excel“ skaičiuoklės duomenis į „Access“, stulpelių antraštės tampa laukų pavadinimais, duomenys – laukais, o eilutės – įrašais.

1 žingsnis – Įrašykite failą „Excel“ formatu

Įrašykite skaičiuoklę spustelėdami „Failas → Įrašyti“. Nors „Access“ palaiko įvairius formatus (dBASE, tekstinius failus), geriausia naudoti natūralų „.xlsx“ arba „.xls“ formatą, kad importavimas būtų sklandus ir po to galėtumėte dirbti su duomenimis abiejose programose.

2 žingsnis – Atidarykite „Access“ duomenų bazę

Paleiskite „Microsoft Access“ ir atverkite esamą duomenų bazę arba sukurkite naują: „Failas → Naujas → Tuščia duomenų bazė“. Suteikite pavadinimą ir patvirtinkite. Tada pasirinkite „Failas → Gauti išorinius duomenis → Importuoti“ ir nurodykite „Excel“ formatą. Raskite savo skaičiuoklės failą ir importuokite jį. Jei naudojate „Access 2007“ ar naujesnę versiją, galite spustelėti kortelę „Išoriniai duomenys“ ir pasirinkti „Excel“.

3 žingsnis – Importo vedlys

Vedlys paprašo pasirinkti darbalapį arba duomenų diapazoną – spustelėkite „Kitas“. Pažymėkite, kad pirmoje eilutėje yra stulpelių antraštės, kurios taps laukų pavadinimais. Nurodykite, ar norite sukurti naują lentelę, ar papildyti esamą. Paspauskite „Kitas“.

Čia galite keisti laukų pavadinimus, praleisti nereikalingus laukus ir nustatyti indeksus, įskaitant pirminį raktą. Kai viskas paruošta, spustelėkite „Baigti“.

Po importo „Lentelių analizės vedlys“ parodys sukurtų lentelių struktūrą. Jis išskaido lenteles su pasikartojančiais duomenimis, kad kiekviena duomenų kategorija būtų saugoma tik vieną kartą. Patikrinkite laukų išdėstymą, nustatykite pirminį raktą ir ištaisykite klaidas prieš baigdami procesą.

Patartina

• Darbalapiai, turintys nuoseklią struktūrą ir tą patį tikslą, gali būti importuojami į vieną lentelę. Skirtingos struktūros darbalapius geriau importuoti į atskiras lenteles.

Įspėjimas

• Prieš importuodami, pašalinkite tuščias eilutes iš „Excel“ skaičiuoklės. Tušti įrašai gali sukelti klaidas atliekant skaičiavimus „Access“.