Kaip naudoti Microsoft Access kaip donorų duomenų bazę

Microsoft Access kaip donorų duomenų bazė

Ne pelno organizacijos, priimančios aukas iš privačių donorų ar fondų, turėtų turėti patikimą donorų duomenų bazę. Microsoft Access suteikia paprastą priemonę aukų valdymui ir komunikacijos sekimui.

Žingsnis 1

Eikite į Microsoft Office svetainę, pasirinkite Templates → Industry Categories → Non‑Profit. Raskite šabloną „Charitable Contributions“ ir spustelėkite Download. Perskaitykite licencijos sutartį, sutikite su ja ir išsaugokite failą.

Žingsnis 2

Išskleiskite atsisiųstą archyvą (pvz., su WinZip) ir atidarykite šablono aplanką. Dukart spustelėkite Access šabloną ir pervadinkite jį, pavyzdžiui, „Donorų duomenų bazė“.

Žingsnis 3

Atidarę duomenų bazę, skirkite kelias minutes jos struktūrai susipažinti. Pagrindiniai skyriai: kampanijos, donorai, aukos, darbuotojai, renginiai ir užduotys. Dėl šiuolaikinio šablono dauguma konfigūracijos darbų jau atlikta.

Žingsnis 4

Eikite į Kampanijos ir įveskite savo esamas kampanijas bei finansinius duomenis. Šalia matysite histogramos grafiką, kuri rodo tikslus, surinktą sumą ir dar nepasiektą sumą.

Žingsnis 5

Registruokite renginius, suteikdami jiems pavadinimus. Jei renginys susijęs su konkrečia kampanija, nurodykite kampanijos pavadinimą. Renginiai taip pat gali būti nepriklausomi, jei jie nepriklauso jokiam projektui.

Žingsnis 6

Skiltyje Report Donations įveskite privačias aukas arba grantus, susijusius su konkrečia kampanija. Įrašykite donorų vardus, pažadėtus ar gautus sumas, bei donorų kategorijas (pvz., organizacija, tėvas, asmuo, absolventas). Tai palengvina ataskaitų generavimą.

Darbuotojų valdymas

Per Quick Links → Employees spustelėkite Add new contributor ir įrašykite kiekvieno darbuotojo užduotis. Nurodykite užduoties pavadinimą, atsakingą asmenį, būseną ir galutinį terminą – taip lengvai stebėsite komandos darbą.

Patarimai

• Reguliariai darykite Microsoft Access duomenų bazės atsargines kopijas į saugų serverį arba debesijos paslaugą, kad apsaugotumėte organizacijos įrašus.
• Prieš įsigydami, paprašykite demonstracijos arba išbandymo laikotarpio, kad įsitikintumėte, jog sistema turi visų reikiamų funkcijų.
• Į kiekvieno puslapio viršų pridėkite mygtuką „Home“, kad vartotojai galėtų greitai grįžti į pagrindinį meniu ir sumažintų atidarytų skirtukų skaičių.

Įspėjimas

• Šablonas turi pagalbos skyrių Microsoft svetainėje, tačiau techninė pagalba dažnai ribota ir mokomųjų kursų nėra.

Reikalinga įranga

• Kompiuteris
• Microsoft Access (donorų duomenų bazės šablonas)