Kaip naudotis prieiga kaip donorų duomenų bazė

Ne pelno organizacijos, kurios priima privačių donorų ar net privačių fondų donorystę, turėtų sukurti donorų duomenų bazę. „Microsoft Access“ duomenų bazės naudojimas kaip donoro duomenų bazė yra donorų valdymo ir korespondencijos palengvinimo metodas.

„Access“ kaip donoro duomenų bazės naudojimas

1 veiksmas
Eiti į „Microsoft Office“ tinklalapį ir pasirinkite Šablonai, Pramonės kategorijos ir Ne pelnas. Galima pasirinkti labdaros paramos duomenų bazę. Pasirinkite parinktį ir spustelėkite atsisiuntimą. Jei reikia, perskaitykite naudotojo sutartį ir pasirinkite sutikimą, tada pasirinkite išsaugoti.

2 žingsnis
Atidarykite failą WinZip arba panašioje dekompresijos programoje, kad išgautumėte failus, tada suraskite aplanką, kuriame yra išsaugoti failai du kartus spustelėkite norėdami atidaryti šabloną. Pervardykite „Access“ šabloną į donorų duomenų bazę arba bet kurį pasirinktą vardą.

3 žingsnis
Kai atidarote donoro duomenų bazę, užtrukite keletą minučių, kad susipažintumėte su pasirinktimis. Pagrindinės šios sritys bus kampanijos, dalyviai, aukos, darbuotojai, renginiai ir užduotys. Skirtingai nuo kai kurių ankstesnių „Microsoft Access“ labdaros donorų versijų, jūsų pabaigoje yra nedaug darbo, kad sukurtumėte duomenų bazę, nes šablonas buvo atnaujintas.

4 žingsnis
Eiti į kampanijas ir pritaikyti puslapį ir įveskite visas šiuo metu turimas kampanijas. Įveskite finansinę informaciją apie iki šiol atliktas įmokas. Bus histograma, kurioje vaizduojami lėšų rinkimo tikslai, kampanijos ir įvykiai. Tai padės jums stebėti bendrą sumą, kuria pakeltos sumos.

5 žingsnis
Stebėkite įvykius ir įveskite juos, suteikdami jiems vardus. Jei jie yra susieti su konkrečia kampanija, turėsite galimybę šioje formoje įvesti kampanijos pavadinimą. Renginiai taip pat gali būti laikomi nepriklausomais, jei nesiekiama eiti į konkretų projektą.

6 žingsnis
Ištraukite kampanijos duomenis ir praneškite apie donorystę, kad galėtumėte įvesti privačias donorystes ar dotacijas yra link konkrečios kampanijos ar tikslo. Įveskite pagalbos teikėjo pavadinimą į „Access“ ir visus pažadėtus įkeitimus arba sumokėtą sumą. Jūs taip pat galite įvesti donoro kategoriją, pvz., Labdaros, tėvų, individualių ar alumnų. Tai gali padėti jums išsiaiškinti duomenų bazių ataskaitų kūrėjus.
Eiti į greitąsias nuorodas ir tada darbuotojus. Spustelėkite „Pridėti naują dalyvį“; tada padėkite kiekvieno asmens laukiančias užduotis. Kiekvienas darbuotojas, turintis prieigą prie duomenų bazės, turėtų įvesti savo vardą į duomenų bazę. Plotas turės galimybę turėti užduoties pavadinimą, kuriam pavesta užduotis, projekto būklę ir terminą. Tai gali padėti jums lengvai prižiūrėti ir valdyti savo darbuotojus.

Patarimai
„Microsoft Access Donor“ duomenų bazės atkūrimas iki saugaus serverio ir ne sistemos, kad jūsų organizacijos įrašai būtų saugūs.
Visada paklauskite, ar galite įsigyti produkto demonstraciją, ar įsigyti donoro duomenų bazės bandymą, kad įsitikintumėte, jog turite visas jūsų organizacijos funkcijas.
Jei norite kiekviename puslapyje pridėti pradžios mygtuką, tai gali padėti jums grįžti į pagrindinį puslapį, kad atviri skirtukai būtų kuo mažesni.

Perspėjimas