Kaip naudoti „Excel“ kuriant kainų pasiūlymo sistemą

Didelė dalis įmonių, tiesiogiai bendradarbiaujančių su klientais, privalo teikti kainų pasiūlymus projektams. Nors dauguma pasiūlymų turi panašų standarto tekstą, brangus specializuotas programinis produktas ne visada būtinas – paprastas „Excel“ darbalapis gali suteikti beveik tokį pat funkcionalumą. Vieną kartą sukurtas šablonas leidžia greitai generuoti naujus pasiūlymus, o atskirų duomenų keitimas užtrunka vos kelias minutes.

1 žingsnis – Paruoškite elementų sąrašą

Sudarykite visų privalomų laukų sąrašą, kurį norite matyti pasiūlyme: įmonės pavadinimas, adresas, telefonas, el. paštas ir svetainė (jei yra). Skirkite vietą datai ir kliento kontaktinei informacijai. Priklausomai nuo verslo pobūdžio, gali prireikti laukų, pvz., „Prekės nr.", „Aprašymas“, „Kiekis“, „Kaina“ ir „Iš viso“ kiekvienai prekei. Nepamirškite vietos, kurioje nurodomas pasiūlymą rengęs asmuo, galiojimo pabaiga ir kliento parašas.

2 žingsnis – Sukurkite pagrindinį šabloną

Atidarykite tuščią „Excel“ darbalapį. A1 langelyje įrašykite „Pasiūlymas“ ir spauskite Enter. Pasirinkite didelį, aiškų šriftą (pvz., 36 pt). Pažymėkite langelius A1–D1, dešiniuoju pelės mygtuku atidarykite meniu „Format Cells“, skirtuke „Alignment“ spustelėkite „Merge Cells“. Tą patį procesą atlikite su langeliais A3–D10, kur įrašysite įmonės duomenis. F3 langelyje įrašykite „Data:“ ir E3 langelyje naudokite formulę „=TODAY()“. A11 langelyje įrašykite „Klientas:“ ir sujunkite B11–D11, B12–D12, B13–D13, B14–D14 bei B15–D15 atskirai.

3 žingsnis – Prekių ir kiekių lentelė

Jei reikia pateikti prekių sąrašą, įrašykite antraštes A18 („Prekės nr.“) ir D18 („Kiekis“). Sujunkite B18–C18, B19–C19 ir t.t. iki B32–C32, suteikite šiai stulpeliui pavadinimą „Aprašymas“ ir centre lygiavimą. E18 langelyje įrašykite „Kaina“, o F18 – „Iš viso“. Kiekvienoje eilutėje po paskutinio stulpelio įveskite formulę, kuri padaugina kiekį iš kainos, pvz., F19 „=D19*E19“. Formatuokite šiuos langelius kaip valiutą – kol duomenų nebus, rodys 0 €.

4 žingsnis – Tarpinė ir galutinė suma

A33 įrašykite „Tarpinė suma“, A34 – „PVM“, A35 – „Darbo kaina“, A37 – „Iš viso“. F33 langelyje suformuluokite „=SUM(F19:F32)“. E34 langelyje nurodykite PVM tarifą (pvz., 0,21). F34 formulė: „=E34*F33“, formatas – valiuta. Darbo kainai įveskite valandų skaičių D35 ir valandinę tarifą E35, o F35 formulė: „=D35*E35“. Galiausiai F37 įveskite „=SUM(F33:F35)“, kad gautumėte galutinę sumą.

5 žingsnis – Baigiamieji elementai

Pridėkite laukus, kuriuose būtų rengėjo vardas, pasiūlymo galiojimo data ir tekstas „Norint priimti šį pasiūlymą, pasirašykite ir įrašykite datą“. Pažymėkite visą lentelės sritį ir įterpkite rėmelius, kad dokumentas atrodytų tvarkingai.

Išsaugokite darbalapį kaip šabloną: „Failas → Išsaugoti kaip“, rinkite „Excel šablonas (*.xltx)“.

Patarimai

• Kiekvieno žingsnio pabaigoje išsaugokite failą, kad išvengtumėte duomenų praradimo.
• Jei prekių eilučių trūksta arba per daug, tiesiog įterpkite arba ištrinkite eilutes.
• Stulpelių pavadinimus koreguokite pagal savo verslo poreikius.
• Papildomų išteklių skyriuje rasite pilną šablono pavyzdį su visomis formulėmis.
• Įvedant komandas, nepaisyti kabučių ar taškų.

Įspėjimai

• Šablonas nėra apsaugotas – jei su juo dirba keli žmonės, apsvarstykite svarbių langelių apsaugą.
• Pirmojo realaus pasiūlymo neįrašykite į šabloną, o išsaugokite atskirą darbalapį su kliento vardu, kad būtų lengva sekti.
• Jei PVM taikomas tiek prekių, tiek darbo kainoms, PVM eilutę padėkite po šių dviejų sumų.