Kaip naudoti „QuickBooks“ klasės funkciją nepelno organizacijoms

„QuickBooks“ klasės funkcija dažnai nepanaudojama, tačiau ji leidžia susieti bet kurį sandorį su papildomu identifikatoriumi – pavyzdžiui, vieta, programa ar pajamų šaltinis. Tai ypač naudinga nepelno organizacijoms, kurios turi kelias programas, filialus ar skirtingas pajamų šaltines.

Naudokite klasės funkciją programoms stebėti

1 žingsnis

Sukurkite naują klasę kiekvienai programai, kuri gauna aukas ar kitus pajamų šaltinius. Paspauskite meniu „Lists“, pasirinkite „Class List“, spustelėkite „New“ ir įveskite klasės pavadinimą (pvz., „Evangelizacija“, „Jaunimo programa“, „Misijos“). Tai leidžia atskirti aukas ir išlaidas pagal programą.

2 žingsnis

Priskirkite sandorius atitinkamai klasei. Aukų įvedimo formoje klasę rasite ketvirtoje stulpelyje iš kairės, o išlaidų įrašuose – „Write Checks“ lange paskutiniame stulpelyje. Pavyzdžiui, bažnyčios narys dovanoja 300 € misijoms, o jaunimo programa perka 300 € VBS (Vacation Bible School) medžiagų. Kiekviena suma bus užregistruota atskirai, kaip reikalauja įstatymai.

Jei programa turi kelias poskyrines dalis (pvz., misijos programoje skiriama pagal skirtingus misionierius), sukurkite subklases. Pridėdami naują klasę, pažymėkite varnelę „Subclass“, kad galėtumėte matyti bendrą sumą ir atskiras misionierių aukas.

Naudokite klasės funkciją vietoms stebėti

1 žingsnis

Sukurkite klasę kiekvienam organizacijos filialui – pavyzdžiui, keturių naudų parduotuvių filialams naudokite pavadinimus „Šiaurė“, „Vakarai“, „Aukštasis miestas“ ir „Žemės miestas“. Tai palengvina mokesčių ataskaitų ruošimą ir padeda sekti pajamų bei išlaidų srautus pagal vietą.

2 žingsnis

Priskirkite visas išlaidas ir pajamas atitinkamai klasei. Nuoma, atlyginimai, komunaliniai mokesčiai – viskas turi būti susietas su konkrečiu filialu. Net jei visas filialas veikia panašiai (pvz., naudų parduotuvė), viena „QuickBooks“ įmonės byla su klasės žymėjimu pakanka duomenims atskirti.

Taip pat priskirkite aukas ir pardavimus pagal filialą. Bažnyčios atveju aukos nėra mainų už prekę ar paslaugą, tačiau naudų parduotuvėse gauti pinigai laikomi pajamomis. Tai padeda greitai įvertinti, ar išlaidos neviršija pajamų.

Patariama

• Klasės funkcija taip pat tinka stebėti aukų tipą (grynieji, neturinčios pinigų), skyrius, fundraisings ar specialius renginius.

Įspėjimas

• Klasės funkcija „QuickBooks“ yra kaip „Mighty Putty“ – lanksti, kol ją formuojate, bet po to, kai ją patvirtinate, jos paskirties keisti neįmanoma. Pasirinkite tikslą iš anksto ir nesikeiskite klasės paskirties.